Cấu hình email SMTP trên website WordPress

Email SMTP là một trong những phương thức quan trọng khi sử dụng website, giúp khách hàng nhận được email xác nhận đơn hàng, xác nhận thanh toán, và cũng giúp người quản trị website nhận các thông báo về bảo mật, lấy lại mật khẩu,… Hãy cùng Code Tốt tìm hiểu cách cấu hình SMTP email trong website WordPress như thế nào nhé!

Bạn có thật sự hiểu Bảo trì website là gì? Bảo trì không chỉ đơn giản là duy trì sự hoạt động của trang web, mà còn bao gồm việc quản lý, cải tiến và đảm bảo trải nghiệm tốt cho người dùng. Cấu hình email SMTP là một phần quan trọng trong việc duy trì trang web và cung cấp trải nghiệm tốt cho người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng từ trang web, cũng như tương tác với người dùng qua email, được thực hiện một cách hiệu quả và tin cậy.

Dịch vụ Email SMTP giúp chuyển email tới người nhận.
Dịch vụ Email SMTP giúp chuyển email tới người nhận.

SMTP Email là gì?

SMTP Email là một giao thức sử dụng để gửi email. Khi cấu hình SMTP email trên các phần mềm email như Outlook, Thunderbird, hay trên môi trường web như WordPress, SMTP email thường cần các thông tin xác thực như tài khoản, mật khẩu, địa chỉ máy chủ (Hostname), cổng giao tiếp bảo mật (SSL hay TLS). Sau khi xác thực các thông tin trên, nếu bạn gửi email hoặc hệ thống gửi email, email sẽ được chuyển tới máy chủ email (Email server) để xử lý.

Email Server là gì

Để trả lời câu hỏi SMTP Email hoạt động như thế nào, bạn cần biết máy chủ email là gì? Máy chủ email thường chứa dữ liệu email nhận được (vd bạn gửi 1 email cho tôi, thì máy chủ sẽ giữ lại email này), và cả dữ liệu email đã gửi đi (vd tôi gửi email cho bạn, máy chủ sẽ chuyển thông tin sang máy chủ email của bạn, nhưng giữ lại 1 bản sao trên máy chủ email của tôi). Máy chủ email có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu (gửi hoặc nhận email), và hoàn thành mỗi tác vụ.

Máy chủ email SMTP là gì?

Khác với máy chủ email thông thường, máy chủ email SMTP lại chỉ là điểm tiếp nhận email và gửi nó đi, đồng thời giữ lại 1 bản sao lưu hoặc báo cáo (lịch sử gửi email). Chính bởi thế, bạn có thể hiểu nôm na nó như một chuyến tàu chở email đi, miễn là bạn có xác thực đầy đủ thì sẽ có thể gửi email bằng địa chỉ đã đăng ký trước (vd @codetot.com hoặc khoi@codetot.com).

Các máy chủ email SMTP thường dễ nhận ra bằng Hostname (tên máy chủ), ví dụ:

  • Gmail – smtp.gmail.com
  • Outlook – smtp-mail.outlook.com
  • iCloud – smtp.mail.me.com

Xem thêm bài viết đang được quan tâm nhất tại Code Tốt:

Tại sao máy chủ email SMTP lại quan trọng?

Khi trao đổi qua email, ở đây là việc gửi email đi, việc gửi email cần được đảm bảo yếu tố an toàn và đúng thời điểm. Tuy vậy, nếu thiếu máy chủ SMTP, email của bạn có thể không đến được địa chỉ email cần nhận.

Máy chủ email tiếp nhận và xử lý dữ liệu, chuyển email giúp bạn sau khi xác thực. Ngoài việc xác thực username, mật khẩu, nó còn yêu cầu bạn đăng ký trước một địa chỉ email hoặc một tên miền và xác thực nó.

Lấy ví dụ, trên hệ thống máy chủ email gửi đi của Amazon (dịch vụ Amazon SES), tôi cần xác thực email @codetot.com thì mới có thể sử dụng SMTP của nhà cung cấp này gửi đi. Trong trường hợp chưa xác thực, khi email gửi đến sẽ bị gỡ (không gửi được tới địa chỉ cuối dù vẫn nhận được ở máy chủ SMTP).

Một vấn đề quan trọng khác là cách email gửi đi vào inbox thay vì mục Spam hay không. Sử dụng dịch vụ SMTP email với đầy đủ quy trình xác thực tên miền, xác thực tài khoản, các hẹ thống email sẽ dễ dàng xác minh và cho phép hiển thị email trong inbox của người dùng.

Email SMTP và sự khác nhau với Email Marketing

Sử dụng các dịch vụ email SMTP và Email marketing là hoàn toàn khác nhau.

Email SMTP (còn gọi là email transaction) cung cấp khả năng gửi email thường xuyên với tần suất cao cho nhiều người dùng với những nội dung khác nhau (vd tôi nhận email lấy lại mật khẩu nhưng người khác thì là email xác nhận đơn hàng).

Email Marketing thì triển khai theo campaign cố định, và thường thì nó là campaign email giống nhau gửi cho hàng nghìn người (và chỉ thay tên + email người nhận). Các hệ thống Email Marketing tự động thì thông minh hơn, do xây dựng kịch bản kích hoạt email gửi tới khách theo tình huống khác nhau.

Lợi ích của gửi email bằng địa chỉ tên miền

Khác với đăng ký một tài khoản Gmail miễn phí, các dich vụ SMTP email cho phép bạn gửi email đi từ một địa chỉ ảo hoặc thật dưới tên miền của bạn.

Chẳng hạn, tôi có thể dùng email thật khoi@codetot.com để gửi, mà cũng có thể gửi từ địa chỉ no-reply@codetot.com, miễn là tên miền đã được xác thực qua hệ thống máy chủ SMTP gửi email.

Việc gửi bằng địa chỉ tên miền như trên là cách hợp lý nhất khi sử dụng dịch vụ SMTP email.

Đăng ký dịch vụ SMTP email miễn phí

Mặc dù có nhiều dịch vụ SMTP email trả phí, nếu bạn mới có website hoặc website có ít người truy cập thì việc sử dụng các dịch vụ SMTP miễn phí sẽ tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều.

Các dịch vụ SMTP miễn phí có thể kể đến như sau.

SendGrid

Gói Email API cho phép gửi miễn phí 100 email hàng ngày là phù hợp cho tài khoản.

Mailgun

Với 5000 email hàng tháng, gói dịch vụ email SMTP miễn phí của Mailgun cũng khá phù hợp với website nhỏ và trung bình.

Amazon SES

Dịch vụ email SMTP của Amazon Simple Email Service thực sự có mức giá cực kỳ hấp dẫn, phù hợp với việc gửi email số lượng lớn mỗi ngày. Tuy vậy, để sử dụng nó, bạn cần biết một chút về kỹ thuật và cách quản trị hệ thống email để đảm bảo phần gửi email không bị quá nhiều và phát sinh chi phí cao.

ElasticEmail

Với 100 email hàng ngày miễn phí, dịch vụ này có giao diện quản trị khá thân thiện và cũng dễ dùng cho các công ty vừa và nhỏ để sử dụng cho hệ thống email trên website.

Cài đặt plugin gửi Email SMTP trong website WordPress

Với WordPress, bạn có thể tìm thấy các plugin cài SMTP giúp website WordPress gửi đi các thông báo hệ thống một cách đáng tin cậy hơn.

Điều kiện quan trọng là bạn phải chuẩn bị sẵn một dịch vụ email SMTP nào đó ở bước trên trước khi tiến hành các bước sau.

Cài đặt plugin email SMTP

Giao diện quản lý của plugin Post SMTP khá dễ dùng.
Giao diện quản lý của plugin Post SMTP khá dễ dùng.

Trong các lựa chọn tốt nhất, các chuyên gia về Web tại Code Tốt luôn đánh giá cao plugin POST SMTP Mailer. Những điểm chính của plugin này khiến nó là lựa chọn cài đặt cho hơn 300k website:

  • Có wizard step để bạn cài đặt lần lượt các bước cấu hình SMTP
  • Có thể ghi đè người gửi (From Name) và email gửi (From Email)
  • Hỗ trợ cấu hình khá dễ dàng
  • Hỗ trợ kiểm tra email thử
  • Đặc biệt, có email log gửi gần nhất
  • Có thể gửi thông báo nếu email lỗi tới Slack

Quá trình cài đặt SMTP email, bạn cần lưu ý các thông tin sau cần cung cấp:

  • Hostname: tên máy chủ SMTP, thường là địa chỉ, ví dụ smtp.gmail.com
  • Cổng bảo mật, ví dụ STARTTLS hay SSL, và chọn port tương ứng phù hợp.
  • Địa chỉ email gửi đi
  • Tài khoản và mật khẩu

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về cấu hình email SMTP trên website WordPress, hãy thử cân nhắc dịch vụ chăm sóc và bảo trì website được Code Tốt cung cấp hoặc tối ưu liên tục và định kỳ hơn thông qua các gói bảo trì website.

Với các khách hàng đang sử dụng dịch vụ bảo trì website tại Code Tốt, chúng tôi cung cấp dịch vụ email SMTP hoàn toàn miễn phí qua Amazon SES. Hãy liên hệ nếu bạn thấy việc email chưa gửi đi thành công hoặc gặp các lỗi kỹ thuật phát sinh trong quá trình duy trì website nhé.

5/5 - (2 bình chọn)

Bài viết liên quan